Para tener éxito en un proyecto de implementación del ERP, es necesario involucrar a los contadores y profesionales que manejan información de la empresa.
Si hablamos sobre el rol de contador -interno como externo-, debemos ir más allá del control de los libros de la empresa y/o la determinación y del llenado de las declaraciones de impuestos. La confianza depositada en un puesto de trabajo como éste, podría ser considerada un atributo de los contadores, porque suelen estar desde el inicio de la creación de la empresa como persona física, posteriormente como persona moral y, finalmente, cuando la empresa evoluciona a un grupo o se globaliza.
En la visión de muchos empresarios, el contador es determinante en la selección de los sistemas de gestión administrativa, ya que con frecuencia la confianza que logran y el relacionamiento con la dirección general o propietarios es relevante. Ocupan una posición destacada dentro de la organización porque ayudan a determinar: los flujos de trabajo, los procesos internos, los de comercialización y los de operación; los mismos que luego se vuelven más importantes. Es por ello que, el consultor de sistemas debe de considerar la presencia y peso de estos profesionistas. De ellos depende el buen manejo y procesamiento de la información de la empresa.
Desde un inicio, en las primeras pláticas de acercamiento entre el consultor y toda empresa que requiere la implementación de un ERP, se debe considerar la opinión de dichos profesionales para lo que respecta el planteamiento del flujo de la información, el bosquejo del catálogo de cuentas y la determinación de los controles internos. En conjunto con la dirección, ellos determinan el nivel de detalle, el alcance de la implementación y módulos a implementar, para verlos después operando con los menores cambios posibles.
La participación del departamento contable es trascendente desde el inicio del proceso ya que ellos gestionan la información, permean con sus opiniones al resto de los departamentos que participarán en la implementación y vigilan el control interno. Para efectos prácticos muchas veces son la clave para que un proceso funcione bien.
Además, contribuyen con preservar el control interno de las operaciones, con el manejo de un óptimo flujo de la información por la estructura organizacional y lograr que se obtenga lo más deseado de una gestión empresarial: la información clara, oportuna y necesaria.
Un sistema de gestión ERP moderno debe de optimizar tiempos, agilizar las operaciones de la empresa y mantener el control interno adecuado de la entidad; esto asegura la permanencia de la misma en el mercado, permite el cumplimiento de las obligaciones fiscales, accionarias, legales-contables y dependiendo del negocio, oportunas.
Es indispensable que los contadores y demás profesionales que manejan la información de la empresa, sean incluidos activamente en los procesos de implementación del ERP desde la etapa inicial. Esto contribuirá a tener un mejor proyecto.