A través de un análisis llevado a cabo por expertos se podrá revisar el ciclo de vida de las licencias de software con una evaluación que muestre si existe una brecha entre lo que se tiene funcionando y lo que realmente se utiliza. Esto ayudará a detectar fácilmente los recursos que se están desperdiciando.
En el entorno tan cambiante en el que se encuentran operando las empresas a nivel local e internacional, el desarrollo de estrategias que les permitan seguir siendo competitivas es de gran importancia. Aparte de las que se enfocan en mejorar la experiencia del cliente, vital en esta época, sabemos que una de las más comunes es la reestructuración del control de gastos para eficientar las inversiones de una compañía. Sin embargo, en este proceso hay un área que los tomadores de decisiones no suelen considerar y que puede marcar una gran diferencia: el presupuesto de TI que se va en licenciamiento.
El rol de TI es cada día más importante en la transformación de las empresas, pero los directores suelen enfocar su mirada sólo hacia la optimización tecnológica (como el desarrollo de nuevas aplicaciones web o móviles, herramientas como Big Data y/o Inteligencia Artificial), sin tomar en cuenta factores más básicos.
Entre los errores más comunes que vemos en las empresas que comienzan sus esfuerzos por reconducir gastos está pasar por alto la infraestructura tecnológica que manejan. En los casos en los que la consideran, la optimización se realiza a través de vías que pueden terminar reflejándose en cambios a gran escala en la infraestructura, como eliminar los servidores y trasladar la información a la nube, por ejemplo, que pueden conllevar más esfuerzo y más recursos para desinstalar equipo. El problema es que estos escenarios no contemplan que muchas veces se pueden reducir costos con un simple análisis sobre contratos de licenciamiento.
Lo que sucede es que al recibir sistemas heredados o debido a las constantes actualizaciones tecnológicas por nuevas versiones o cambios propios en los términos y condiciones de los fabricantes, el conocimiento del licenciamiento de software que se tiene instalado puede llegar a ser superficial, lo que conlleva un aprovechamiento por debajo del 100% de las capacidades aplicables en una organización. Además, con una oferta tan amplia de licencias y productos de software en el mercado, es prácticamente imposible que un área de TI reconozca oportunidades de mejora a simple vista y detecte áreas donde sea viable la optimización de costos.
La optimización tecnológica en las empresas se está quedando corta, por lo que es necesario que lleven a cabo un análisis robusto que abarque la revisión del tamaño de los contratos de software, la infraestructura y los objetivos de negocio como una vía para encontrar alternativas de optimización de costos. Mediante un análisis llevado a cabo por expertos se podrá revisar el ciclo de vida de las licencias de software con una evaluación que muestre si existe una brecha entre lo que se tiene funcionando y lo que realmente se está utilizando. Esto les ayudará a detectar fácilmente los recursos que se están desperdiciando.
De acuerdo con los hallazgos, las organizaciones pueden entonces crear una hoja de ruta con actividades puntuales que deberán desarrollar sus colaboradores, lo que al final se verá reflejado en reducción de costos y optimización de tecnología, ya que cada área podrá enfocarse en actividades específicas en el día a día.
La tecnología de software se puede convertir cada vez más en una gran aliada de las compañías, siempre y cuando se implemente de forma correcta. Muchas de las grandes empresas ya son conscientes de que pueden lograr optimizar sus gastos de esta manera y al contar con un aliado actualizado en cada vendor se mantienen a la vanguardia ahorrando miles o hasta millones de dólares.
La optimización tecnológica no se trata solo de comprar más software o cambiar por completo la infraestructura de una empresa ni de negociar un descuento alto durante la renovación de los contratos de licenciamiento, sino que debería centrarse en adquirir solo lo que se va a utilizar maximizando el valor de la inversión.
Para que la optimización tecnológica no se quede en una capa superficial es importante que los líderes pongan la lupa sobre los elementos clave que tienen un impacto cuantificable y a largo plazo en el negocio, llevando a cabo un análisis concreto de los activos del área de TI.