Antes de embarcarnos en un proceso de automatización del Back-Office de nuestra empresa, es importarte tener en cuenta algunos errores a evitar que nos ayudarán a prevenir posibles sobrecostos y nos ahorrarán dolores de cabeza.
Los procesos de digitalización que en los últimos años se están implementando en las empresas no son ninguna moda pasajera. La digitalización es un paradigma garantizado a largo plazo por los beneficios que genera en cuanto a eficiencia operativa, incremento de calidad y ahorro de costos. En este contexto ha surgido el uso de tecnología de Automatización de Escritorio que permite gestionar la información en diferentes aplicaciones de forma autónoma y extraordinariamente ágil, lo que supone altos niveles de productividad. Esta tecnología también conocida como Robotización Automatizada de Procesos de Negocio (RPA, por sus siglas en inglés), permite al agente de Back-Office traspasar parte de su actividad a robots que actúan directamente sobre su flujo de trabajo. Antes de embarcarnos en un proceso de automatización del Back-Office de nuestra empresa, es importarte tener en cuenta algunos errores a evitar que nos ayudarán a prevenir posibles sobrecostos y nos ahorrarán dolores de cabeza.
- El primer y gran error a la hora de implementar procesos de digitalización del Back-Office es querer ir demasiado rápido. En toda implementación de un nuevo proceso de automatización es imperativo siempre tener en cuenta la madurez de la empresa en cuanto a su propia transformación digital. Muchas veces, en un intento por acelerar la digitalización para ahorrar tiempo y /o costos, se empieza directamente por la implementación de nuevas tecnologías. Sin embargo, no hacer un análisis riguroso de inicio a fin, causará ineficiencias que se traducirán en costos elevados y en la disminución de la satisfacción del cliente final.
- El segundo error que debemos evitar es no tener una visión de conjunto. En un principio puede parecer lógico realizar una automatización de nuestros procesos de Back-Office empezando por aquellos donde una digitalización temprana va a aportar más beneficios. Sin embargo, no siempre podemos empezar por donde más nos convenga, sino que tenemos que prever como interactuarán los procesos automatizados con aquellos que están pendientes de digitalizarse. El mapeo realizado previamente debe proporcionarnos por lo tanto una ruta a seguir, que nos ayude a evitar nuevas ineficiencias durante el periodo de transición.
- El tercer error deriva de los anteriores, y es automatizar todos los procesos por igual. Es importante comprender que no todos los procesos pueden o deben ser plenamente automatizados. Una elección errónea puede provocar que el agente tenga que intervenir demasiadas veces, e incluso puede derivar en nuevas tareas que eliminen cualquier posible beneficio de la robotización. Para poder calificar un proceso como apto para su automatización, se deberían cumplir ciertos requisitos como la facilidad a la hora de descomponerlo en reglas definidas, que tengan un alto volumen de transacciones, que sea un proceso con acceso a varios sistemas, sean procesos que generan errores y propensos a rehacer el trabajo, que requieran poca intervención humana y que genere un porcentaje bajo de excepciones.