Nuevas actualizaciones han incrementado la presión sobre las áreas de nómina y finanzas en las empresas mexicanas.
La actualización del valor de la Unidad de Medida y Actualización (UMA), vigente desde el 1 de febrero, junto con los cambios en las tablas del Impuesto Sobre la Renta (ISR) y el aumento de 13% al salario mínimo aplicado a inicios de año, ha puesto bajo mayor presión a las áreas de nómina y finanzas de las empresas en México. Especialistas alertan que no ajustar oportunamente los sistemas puede traducirse en errores de cálculo y, con ello, en sanciones fiscales y laborales para las organizaciones.
Estos ajustes, que son obligatorios, afectan directamente los procesos de nómina de las empresas, desde el cálculo de sueldos y prestaciones, hasta la retención de impuestos, las cuotas de seguridad social y la aplicación del subsidio al empleo, entre otras, lo que obliga a realizar actualizaciones puntuales en sistemas y procedimientos internos.
Cuando estos cambios no se implementan correctamente, las empresas se exponen a sanciones fiscales y laborales, incluyendo multas, recargos y pagos retroactivos. Al respecto, especialistas en gestión de personas advierten que muchos de estos riesgos no se originan por un incumplimiento intencional, sino por fallas operativas, situaciones que suelen derivarse de procesos manuales o sistemas no actualizados.
Esta problemática no es aislada. De acuerdo con cifras de Buk sobre gestión de nómina, los errores en el pago de sueldos son más comunes de lo que suele asumirse: alrededor de 5 de cada 10 colaboradores ha experimentado algún problema con su nómina a lo largo de su vida laboral, ya sea de manera recurrente o en más de una ocasión. Especialistas advierten que este tipo de errores suele intensificarse en periodos de actualización normativa, cuando coinciden cambios fiscales, laborales y ajustes salariales.
Uno de los casos más comunes de este tipo de errores se presenta en la retención del Impuesto Sobre la Renta (ISR). En México, los empleadores tienen la obligación de calcular, retener y enterar correctamente el ISR de sus trabajadores al Servicio de Administración Tributaria (SAT). El incumplimiento de esta obligación, ya sea por errores en el cálculo o por no enterar oportunamente las retenciones, puede derivar en multas que van del 55% al 75% del monto no retenido o retenido incorrectamente, además del cobro de recargos y actualizaciones, e incluso responsabilidad penal en los casos más graves.
Estas mismas fallas también pueden tener implicaciones en materia de seguridad social. Un cálculo incorrecto o la falta de actualización de la UMA puede generar diferencias en las cuotas obrero-patronales ante el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS), lo que puede derivar en créditos fiscales, recargos y multas, así como auditorías y revisiones más amplias, según la gravedad del incumplimiento, además de afectar directamente derechos de los colaboradores, como semanas cotizadas, pensiones e incapacidades.
Pero, más allá del impacto económico por sanciones, los errores en la nómina suelen traducirse en inconformidades y conflictos laborales, además de incrementar el riesgo de inspecciones por parte de la Secretaría del Trabajo y Previsión Social, lo que añade presión operativa y reputacional para las empresas.
Ante este escenario, especialistas advierten que la falta de automatización en los procesos de nómina se ha convertido en uno de los principales factores de riesgo para el cumplimiento fiscal y laboral, particularmente en periodos de actualización normativa como el inicio del año.
Cada año vemos que muchos de los problemas en nómina no se originan por incumplimiento intencional, sino por no actualizar a tiempo parámetros clave como la UMA o las tablas del ISR. Plataformas digitales de nómina y recursos humanos permiten automatizar cálculos, estandarizar procesos y reducir la dependencia de ajustes manuales, que suelen ser el origen de omisiones o inconsistencias. Además, facilitan la trazabilidad de la información, un elemento cada vez más relevante ante revisiones de la autoridad.
En un entorno regulatorio cada vez más exigente, la combinación de conocimiento fiscal y tecnología es fundamental para evitar sanciones y garantizar la correcta administración de la nómina.